Eraclya organizzazione

ORGANIZZAZIONE



La gestione e l'organizzazione di Eraclya sono regolate dall'Assemblea di tutti i soci e amministrate da un Consiglio di Amministrazione composto da sei membri, che assume le decisioni relative alle strategie da adottare per il consolidamento e lo sviluppo delle attività e rese esecutive attraverso il Presidente. La struttura organizzativa si compone di aree funzionali alle quali si ricollegano funzioni specifiche:


UFFICIO AMMINISTRAZIONE E ACQUISTI

AMMINISTRAZIONE

Gestione della contabilità generale relativamente alle seguenti operazioni:

  • prima nota di cassa/banca;
  • predisposizione, controllo, contabilizzazione e registrazione della fatturazione attiva e passiva;
  • elaborazione, inserimento e controllo di tutti i costi nel CRM;
  • riconciliazione fatture emesse e Note di Credito Ricevute;
  • gestione delle entrate e dei pagamenti (fornitori - dipendenti - clienti);
  • solleciti di pagamento;
  • gestione rapporti operativi con le banche;
  • riconciliazione estratti conto bancari;
  • gestione mezzi azienda;
  • predisposizione degli adempimenti fiscali e previdenziali (pagamento imposte e tasse, F23, F24);
  • verifica la corretta esecuzione di tutte le denunce, le comunicazioni e i versamenti agli Enti di Previdenza e assistenza ed all’Erario per le ritenute fiscali;
  • gestione documentazione fornitori e Clienti (richiesta DURC, visure e documentazione amministrativa).

ACQUISTI


  • individuazione e selezione di fornitori, delle materie prime o semilavorati e dei servizi necessari alla realizzazione del servizio erogato dell’azienda, secondo le procedure di gestione interne;
  • emissione degli ordini di acquisto assicurando il tempestivo approvvigionamento dei materiali e delle prestazioni di servizi ordinati;
  • registrazione delle “Non Conformità” dei materiali in arrivo e valutazione delle prestazioni dei Fornitori. (Contatta il fornitore per chiarimenti e per definire una possibile soluzione. Il suo obiettivo è l’ottimizzazione dei costi e qualità dei prodotti/servizi dell’azienda)
  • Negoziazione delle migliori condizioni che tengano conto degli obiettivi tecnici e commerciali, stabilendo le caratteristiche, le quantità̀, i tempi di consegna e di pagamento dei diversi prodotti e verifica che tutto si svolga secondo i termini e i tempi stabiliti.



UFFICIO DEL PERSONALE

Gestione e amministazione del personale relativamente alle seguenti operazioni:

  • ricerca e selezione del personale;
  • sovrintende e collabora con lo studio paghe esterno;
  • gestione comunicazioni a soci e dipendenti;
  • assunzioni, cessazioni, dimissioni secondo i requisiti stabiliti dall’organizzazione;
  • gestione anagrafiche su supporto telematico;
  • effettua congiuntamente al Presidente contestazioni disciplinari, raccoglie giustificazioni e dà attuazioni ai provvedimenti disciplinari comminati dal Presidente;
  • vigila sulla corretta attuazione dei regolamenti e/o discipline aziendali;
  • é responsabile delle attività inerenti l'amministrazione del personale per quanto concerne l'erogazione di paghe, stipendi, contributi previdenziali e adempimenti fiscali a supporto dell'ufficio di consulenza esterna;
  • cura le attività di formazione e di coordinamento del personale, riportando al RQAS per la verifica dello stato di avanzamento delle attività, con particolare riguardo per gli aspetti/impatti ambientali e di sicurezza.


UFFICIO TECNICO

Gestione e coordinamento degli appalti relativamente alle seguenti operazioni:

  • attività di sopralluogo iniziale per la definizione del contratto, in relazione anche alle caratteristiche di qualità, ambiente e sicurezza del servizio;
  • costituzione delle squadre di lavoro;
  • gestione dei rapporti con i Coordinatori responsabili;
  • sensibilizzazione sulle tematiche di qualità, ambiente e sicurezza verso i dipendenti e tutte le parti interessate;
  • sopralluoghi, con o senza il Coordinatore, per verificare lavori effettuati, controllarne la loro compatibilità̀ con gli standard quanti/qualitativi;
  • controllo degli acquisti e dell’uso dei materiali, costante interfaccia con l’ufficio acquisti;
  • verifica della presenza in cantiere di tutti i documenti tecnici necessari (schede tecniche e di sicurezza prodotto, capitolati, ecc..) predisposti a cura di RQAS con la collaborazione di UTE, UA, UC;
  • controllo delle ore impiegate, dei materiali impiegati e dei relativi costi nei singoli interventi e in particolare negli interventi “a richiesta” ;
  • rapporti e collaborazione con i Responsabili aziendali per la sicurezza, al fine di assicurare il pieno rispetto della disciplina e delle disposizioni aziendali in materia di Salute e Sicurezza nei luoghi di lavoro e ambientale;
  • audit in contraddittorio;
  • riferire al Resp. Ufficio Tecnico sulle performance individuali e di gruppo e sui comportamenti dei singoli, proponendo, se necessario, azioni correttive, corsi di formazione, encomi per coloro che si distinguono particolarmente per meriti, professionalità̀ e disciplina e di contro, proporre provvedimenti disciplinari per coloro che non adempiono alle disposizioni, soprattutto in materia di sicurezza;
  • i capi cantiere hanno la responsabilità di monitorare, controllare e far attuare le corrette modalità di lavoro e di gestione degli aspetti qualità, ambiente e sicurezza secondo quanto indicato dal Responsabile Ufficio Tecnico e nelle procedure del SGQ e SGAS.



UFFICIO GESTIONE

Si occupa delle seguenti attività:

  • attività di data management;
  • customer satisfaction;
  • gestione DB D.lgs 81/08 e D.lgs 152/06 (preparazione, raccolta e aggiornamento documentazione interna, documentazione Clienti e fornitori);
  • formazione interna continua sull'utilizzo del CRM;

Gestione rapporti con i Clienti:

  • interventi straordinari;
  • lamentele;
  • registrazione delle segnalazioni ambientali e di sicurezza (disservizio);
  • sollecito interventi ordinari (compresi nel capitolato lavori definito in fase contrattuale);
  • preparazione preventivi;
  • contatto con i fornitori e tecnici di zona che organizzano sul campo gli interventi richiesti;
  • formulazione preventivo al Cliente;
  • invio permessi d'ingresso operatori al cliente;
  • monitoraggio continuo avanzamento attività;
  • recupero documentazione attestante la corretta esecuzione dell'intervento;
  • verifica soddisfazione Cliente dopo conclusione;
  • preventivi interventi straordinari;
  • controllo monte ore appalti con fatturazione.


UFFICIO QUALITÀ AMBIENTE E SICUREZZA

Ha la responsabilità di gestire il Sistema di gestione QAS della società, curandone il mantenimento, l’adeguamento ed il miglioramento continuo. La posizione riporta al Presidente.

Nello specifico:

  • assicura l’istituzione ed il mantenimento dei Sistemi QAS conformi ai requisiti delle norme di riferimento;
  • si occupa della gestione controllata dei documenti e dei dati dei Sistemi QAS ed il controllo della documentazione di registrazione;
  • è l'interfaccia con l’ente di certificazione per tutte le incombenze connesse;
  • esegue l'Audit periodico sull’applicazione delle procedure;
  • è responsabile dell'implementazione delle procedure e aggiornamento;
  • controllo dei livelli della qualità, ambiente e sicurezza nell’ambito dei servizi erogati;
  • analizza dati e informazioni dei vari Sistemi di Gestione e predispone il Rapporto sullo Stato del SGQ e SGAS
  • analizza tutti i reclami dei Clienti per generare azioni correttive opportune da parte del resp. competente;
  • predispone dei programmi di audit interni e controllo sulla esecuzione delle verifiche ispettive interne;
  • riscontro delle non conformità;
  • reporting e azioni;
  • addestramento degli operatori;
  • azioni sui prodotti e le attrezzature
  • gestisce la documentazione di origine esterna, in particolare: leggi, norme tecniche, specifiche di processo di fornitori, autorizzazioni e altre prescrizioni;
  • attiva e coordina la comunicazione interna ed esterna per gli aspetti ambientali e di sicurezza in collaborazione con RSPP e i RdF;
  • verifica lo stato di attuazione del Piano di Formazione su disposizioni della Direzione e UP;
  • si occupa della corretta gestione operativa dei rifiuti all’interno dell’ufficio e del cantiere, in collaborazione con UTE;
  • gestisce le attività legate all’aspetto ambientale delle sostanze chimiche e pericolose, in collaborazione con RSPP e UTE per la valutazione delle stesse;
  • coordina e pianifica le attività legate alla prevenzione e gestione delle emergenze.



UFFICIO COMMERCIALE

Si occupa delle seguenti attività:

  • analisi delle opportunità offerte dal mercato in merito a gare d'appalto pubbliche e private attraverso web e quotidiani;
  • analisi concorrenza
  • sviluppo e Gestione commerciale degli appalti in essere e dei Clienti prospect attraverso visite commerciali, contatti telefonici ecc.

Gestione partecipazione gare appalto:

  • monitoraggio bandi di gara;
  • predisposizione documentazione per ammissione in collaborazione con gli uffici preposti;
  • redazione offerta;
  • monitoraggio esiti;
  • sopralluoghi immobili ai fini di quotazioni economiche;
  • redazione contratti appalto, considerando anche gli aspetti di ambiente e sicurezza;
  • gestione rinnovi contratti;
  • redazione Progetti tecnico-economici;
  • trattative economiche
  • gestione pubbliche relazioni con fondazioni e/o aziende;
  • gestione CRM commerciale;
  • gestione materiali di comunicazione aziendali (sito Internet, brochure, portfolio), in collaborazione con i RdF per le specifiche tematiche da predisporre;
  • coordinamento team telemarketing.